La mayoría de las empresas o personas emprendedoras necesitan a un profesional que les lleve de manera adecuada diversos trámites administrativos.
A este experto se le conoce como gestor administrativo y a continuación, hablaremos sobre las funciones que desempeña y las salidas profesionales que tiene su profesión.
Qué es un gestor administrativo
Como definición, podemos decir que el gestor administrativo es el profesional que se hace cargo de representar a las personas físicas y jurídicas.
Por lo tanto, los servicios que presta abarcan diferentes trámites y otros requerimientos en los que los negocios y los emprendedores necesiten ayuda extra. Un gestor administrativo tiene el papel de intermediario entre la Administración y el emprendedor o negocio.
Lo primero que se nos viene a la mente cuando nombramos los trámites son los procesos relacionados con papeleo. Sin embargo, el gestor administrativo también tiene la finalidad de proporcionar asesoramiento a sus clientes en todo lo que difiere a gestiones y asuntos relacionados con obligaciones que se tienen con las instituciones.
Algún ejemplo puede ser: realizar la declaración de la renta, la contabilidad o los procesos relacionados con la escritura de una sociedad mercantil, entre otros.
Qué es la gestión administrativa de una empresa
Las tareas del gestor en temas administrativos se enfocan principalmente en apoyar a pequeños emprendedores y pymes.
Entre las ventajas de contratar a este experto, encontramos la gran cantidad de funciones que realizan para efectuar todos los trámites pertinentes. Así pues, quien contrata a este tipo de gestor encuentra la optimización del tiempo dedicado a tareas que pueden resultar pesadas o molestas.
Por otra parte, al contar con alguien cualificado para realizar estas gestiones, se incrementa la seguridad y garantía de que los trámites con las entidades se llevan a cabo correctamente.
Cuando las gestiones no se dan a tiempo o se ejecutan de forma inadecuada, es posible que como consecuencia se deban pagar multas, o incluso que la empresa vaya en declive.
Son muchas las empresas y autónomos que deciden acudir al gestor para disminuir la carga de trabajo. Además, hay muchas personas que no tienen los conocimientos para hacerse cargo de estos trámites, por eso, cada vez es mayor el número de personas que necesitan la ayuda de estos profesionales en sus negocios.
Cómo ser gestor administrativo
Si tu intención es trabajar como gestor administrativo, debes tener en cuenta algunos aspectos importantes de cara a tu perfil como profesional en este sector.
Hay ciertas personas que disponen de unas habilidades y aptitudes que las convierten en perfiles más adecuados para esta clase de labor que a otras, como son:
- Tener capacidad de superación y mantenerse al día de las novedades en el sector.
- Muy buenas aptitudes organizativas, ya que se gestionan los trámites de diversos clientes.
- Ser paciente y contar con una buena preparación para resolver diferentes tipos de situaciones y problemas que puedan surgir.
- Habilidades de negociación para llegar a acuerdos.
- Disponer de una buena capacidad comunicativa, ya que en este trabajo se está en contacto con muchas personas constantemente.
Funciones de un gestor administrativo
La versatilidad es lo que hace a un gestor administrativo un empleado tan útil e importante.
De hecho, gracias a sus conocimientos y servicios, los procesos administrativos se agilizan, por lo que sus clientes pueden darse por satisfechos y estar seguros de que han cumplido todas las obligaciones fiscales y otros requerimientos.
Estas son algunas de las tareas de un gestor administrativo:
- Trámites de tesorería: se trata de tareas sensibles, que deben estar en todo momento supervisadas y aprobadas por los superiores. Hablamos, básicamente, de la gestión del flujo de caja, es decir, movimientos de caja cotidianos, tanto de entrada como de salida, que aseguren liquidez a la empresa en pequeños gastos corrientes.
- Registro y clasificación de documentos/comunicaciones: esta es una de las principales funciones del gestor administrativo, pues se encarga del archivo de facturas, albaranes, notificaciones de Hacienda y la Seguridad Social, requerimientos judiciales, etc.
- Elaboración de documentos: siguiendo las indicaciones de sus superiores y bajo su supervisión, el gestor administrativo puede elaborar documentos tales como cartas, comunicaciones internas para el resto de empleados, comunicaciones externas para clientes/usuarios, etc.
- Realizar gestiones indicadas por otros departamentos: otra de las funciones del gestor administrativo es la realización de gestiones del día a día: desde la presentación de declaraciones en Hacienda a la recepción y posterior clasificación de correspondencia. En todos los casos, el gestor administrativo debe estar autorizado para ello.
- Atención al cliente/usuario: independientemente de que la empresa cuente con su propio departamento de atención al cliente o usuario, el gestor administrativo también debe estar preparado para atender puntualmente a cualquiera de ellos, siguiendo la política de la compañía en este punto.
Salidas profesionales de un gestor administrativo
Al ser capaz de desarrollar múltiples servicios, es habitual que sea demandado por diversos sectores y campos de trabajo.
Entonces, ¿cuáles son las salidas laborales que proporciona la gestión administrativa? Vamos a conocer las principales que encontramos:
- Auxiliar o ayudante de oficina.
- Gestor de Recursos Humanos.
- Auxiliar del departamento de contabilidad o administración.
- Administrativo o gestor en empresas de ventas.
Por supuesto, también es posible trabajar para una consultoría encargada de realizar trámites empresariales o, también como autónomo para prestar la ayuda necesaria a quien necesite este tipo de servicio de asesoría administrativa.
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